按用途整理网页、文档与图片
个人数字资料常分散在浏览器、文件夹和笔记工具中。目录设计、标签设置和文件命名可以帮助确定资料归属，减少查找时反复翻阅的次数。
从当前项目需要的材料开始整理，观察自己通常按任务、主题还是来源查找，再决定目录名称和存放位置。先整理一小部分，使用后再调整结构。
选一个正在推进的任务，把相关网页、文档和图片放到同一处，按使用环节分组。例如准备一场分享，可以设置选题、论据、配图和交付稿四个目录。名称要能说明材料的用途。“其他”“综合”这类名称难以帮助判断归属，存入的材料多了，仍然需要逐条翻找。
同一层目录采用相同的划分依据。按项目划分时，就别混入“视频”“本周”“重要”等名称；格式和时间可以通过筛选或标签查找。一份资料需要用于多个项目时，保留一个主存放位置，在其他项目中添加链接或快捷方式。移动原文件后要检查链接是否仍然有效，以免之后无法打开。
是否增加子目录，要看现有列表是否难以浏览。只有几份材料时，先把名称写清楚；条目较多，且能按用途分成几组时，再增加一层。拿一份熟悉的资料试找一次，如果总要打开多个文件夹才能找到，就检查目录名称是否含糊，或是否存在含义接近、可以合并的分组。
保存时，把模糊标题改成包含对象和用途的名称，例如把“参考内容”改为“产品说明页排版参考”。会议文件可在名称中写明日期和议题，同一文件的阶段版本也可以用日期区分。长期使用的知识笔记则适合把主题放在前面，方便浏览列表时直接看到内容。
标签用于补充目录没有表达的线索，选择时要考虑以后会怎样查找。例如访谈记录归入研究项目后，可以加上“待摘录”，便于集中处理。同一概念固定一种写法，避免“用户访谈”“访谈资料”等近义标签分散检索结果。新增标签前，先查看已有标签能否满足这次查找需要。
用完资料后，更新处理状态，并记下一句具体用途，例如“可支持预算说明中的成本比较”。每周或项目结束时检查待处理区域，删除重复条目，把已经采用的材料移入对应项目。暂时拿不准用途的内容可以留到下次检查；多次检查仍没有用途的，再考虑移除。涉及合同、财务或项目凭证的文件，应先确认保存期限。
按当前最明确的用途确定主目录，用标签补充其他主题。需要长期用于多个项目的资料，可放入公共参考目录，并在各项目中保留指向原资料的链接。
先整理近期会用到的部分，其余内容集中放入待整理区。以后检索到旧资料时，再补齐名称、归属和必要标签。移动文件前，检查是否有项目正在引用原路径。
临时浏览可以只留链接。需要长期引用时，同时记录标题、作者或发布方、访问日期和用途。网页可能修改或下线，可在使用权限允许的范围内保存摘录或离线副本，并保留原始地址，方便回查。
选十条常用资料放入现有目录，隔几天凭记忆查找其中三条。记下查找受阻的位置，再调整目录归属或补充名称中的关键词。搜索结果过多时，检查标签能否缩小范围。等这批资料查找顺手后，再整理其余内容。
